Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro uchazeče o zaměstnání

INFORMAČNÍ MEMORANDUM O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO UCHAZEČE O ZAMĚSTNÁNÍ

RBP, zdravotní pojišťovna, IČO: 476 73 036 (dále jen „RBP“) považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých závazků nejen vůči klientům a zaměstnancům, ale také vůči uchazečům o zaměstnání. Ochraně osobních údajů proto RBP věnuje náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jedná v souladu s právními předpisy.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje RBP zpracovává v rámci náborového procesu, zda RBP zpracovává osobní údaje na základě souhlasu nebo na základě jiného právního základu (důvodu), k jakým účelům údaje zpracovává, zda je někomu předává a jaká má uchazeč o zaměstnání práva v souvislosti s takovým zpracováním.

1. Kontaktní údaje správce a pověřence pro ochranu osobních údajů

RBP, zdravotní pojišťovna
Sídlo: Michálkovická 967/108, Slezská Ostrava, 710 00 Ostrava
IČ: 476 73 036
Tel. 596 256 111
infolinka 800 213 213
e-mail: rbp@rbp-zp.cz
datová schránka: edyadmh

Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů

Mgr. Bc. Lenka Leitgebová
Michálkovická 967/108, Slezská Ostrava, 710 00 Ostrava
e-mail: dpo@rbp-zp.cz
tel. 800 213 213

2. Které osobní údaje RBP zpracovává?

RBP zpracovává následující osobní údaje:

Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště, podpis.

Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s uchazečem o zaměstnání, zejména telefonní číslo a e-mailová adresa.

Údaje související s požadavky a předpoklady pro výkon práce, kterými se rozumí zejména informace o vzdělání uchazeče o zaměstnání, kvalifikačních předpokladech, předchozích pracovních zkušenostech, doporučení od předchozích zaměstnavatelů.

Údaje o posouzení Vaší vhodnosti, kterými se rozumí hodnocení vhodnosti, včetně výsledků testů, které uchazeč o zaměstnání absolvoval v rámci náborového procesu.

3. Za jakým účelem RBP zpracovává osobní údaje a co ji k tomu opravňuje?

RBP může osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracovávat pouze pro účely, ke kterým má příslušný právní základ zpracování. Vzhledem k postavení RBP a účelům, pro které v souvislosti s tím osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracovává, využívá jako právní základ pro zpracování osobních údajů:

plnění smlouvy a kroky vedoucí k jejímu uzavření,
oprávněný zájem RBP,
souhlas uchazeče o zaměstnání, ale pouze v případě, že RBP nemá v rámci daného účelu zpracování jiný právní základ. Takový souhlas je možné kdykoliv odvolat, ale jeho odvoláním není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

RBP zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání pro následující účely:

Účel zpracování: Hodnocení uchazečů o zaměstnání a provedení náborového procesu

Bližší popis: RBP zpracovává identifikační a kontaktní údaje, údaje související s požadavky a předpoklady pro výkon práce a údaje o posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání, a to pro to, aby mohla uchazeče o zaměstnání zvát na pohovory a komunikovat s ním a aby mohla z poskytnutých podkladů posoudit vhodnost uchazeče o zaměstnání na obsazení volného pracovního místa.

Právní základ: Plnění smlouvy a kroky vedoucí k jejímu uzavření

Účel zpracování: Vnitřní administrativní potřeby, tvorba statistik a evidencí

Bližší popis: RBP zpracovává identifikační a kontaktní údaje, údaje související s požadavky a předpoklady pro výkon práce a údaje o posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání, a to pro to, aby mohla vést evidence, přehledy a statistiky související s náborovým procesem.

Právní základ: Oprávněný zájem RBP

Proti tomuto zpracování má uchazeč o zaměstnání právo vznést námitku podrobněji popsanou v kapitole „Která práva lze uplatnit v souvislosti se zpracováním osobních údajů?“.

Účel zpracování: Ochrana právních nároků

Bližší popis: RBP zpracovává identifikační a kontaktní údaje, údaje související s požadavky a předpoklady pro výkon práce a údaje o posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání pro případ, že vznikne spor mezi uchazečem o zaměstnání a RBP, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou a bude předložen k řešení soudu nebo příslušnému orgánu dohledu. Osobní údaje uchazeče o zaměstnání může RBP rovněž použít za účelem vymáhání jejích nároků.

Právní základ: Oprávněný zájem RBP

Proti tomuto zpracování má uchazeč o zaměstnání právo vznést námitku podrobněji popsanou v kapitole „Která práva lze uplatnit v souvislosti se zpracováním osobních údajů?“.

Účel zpracování: Vedení databáze uchazečů o zaměstnání

Bližší popis: RBP zpracovává na základě souhlasu identifikační a kontaktní údaje, údaje související s požadavky a předpoklady pro výkon práce a údaje o posouzení vhodnosti uchazeče o zaměstnání, a to pro to, aby mohla neúspěšného uchazeče o zaměstnání oslovit v budoucnu s relevantní nabídkou pracovní pozice.

Právní základ: Souhlas subjektu údajů

Udělený souhlas může uchazeč o zaměstnání odvolat způsobem podrobněji popsaným v kapitole „Která práva lze uplatnit v souvislosti se zpracováním osobních údajů?“.

4. Doba zpracování osobních údajů

V souladu se zásadou minimalizace dat zpracovává RBP vždy pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebuje pro daný účel a uchovává je po nezbytně nutnou dobu. Jakmile daná doba uplyne, jsou osobní údaje vymazány, resp. anonymizovány.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracovává RBP zásadně po dobu trvání výběrového řízení. Po jeho skončení jsou dále uchovávány pouze ty dokumenty, resp. osobní údaje, pro jejichž uchování RBP svědčí oprávněný zájem (případná obrana zájmů v případě sporu), a to maximálně po dobu 16 let od skončení výběrového řízení.

Osobní údaje, které RBP zpracovává na základě souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou byl udělen souhlas, resp. do okamžiku odvolání souhlasu.

5. Z jakých zdrojů RBP získává osobní údaje uchazečů o zaměstnání?

RBP zpracovává pouze osobní údaje, které uchazeč o zaměstnání sám RBP sdělil.

6. Jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány?

Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení v souladu s legislativními požadavky.

V souladu s komplexní interní předpisovou základnou jsou osobní údaje pod stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou.

7. Která práva lze uplatnit v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Uchazeč o zaměstnání má v souvislosti se zpracováním osobních údajů následující práva, která lze uplatnit prostřednictvím e-mailové adresy dpo@rbp-zp.cz nebo písemně na adrese sídla RBP (viz výše kontaktní údaje).

Odvolání souhlasu

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů může uchazeč o zaměstnání kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

Právo na přístup

Uchazeč o zaměstnání může RBP požádat o informaci o tom, jaké osobní údaje RBP zpracovává, za jakým účelem, po jakou dobu, z jakých zdrojů jsou získávány, komu jsou předávány, kdo je mimo RBP zpracovává, zda dochází k automatizovanému rozhodování a o právech subjektu údajů a jaká další práva má uchazeč o zaměstnání v souvislosti s jejich zpracováním. V rámci práva na přístup může uchazeč o zaměstnání požádat i poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu

Pokud se uchazeč o zaměstnání domnívá či zjistil, že osobní údaje, které RBP zpracovává, jsou nepřesné nebo neúplné, má právo na to, aby je RBP opravila, popřípadě doplnila.

Právo na výmaz

Uchazeč o zaměstnání má právo na to, aby jeho osobní údaje RBP vymazala, pokud jsou splněny podmínky pro jejich výmaz (např. RBP již osobní údaje nepotřebuje pro účely, pro které byly zpracovávány, došlo k odvolání souhlasu se zpracováním a RBP nemá jiný důvod pro zpracování, zpracování je v rozporu s právními předpisy). K výmazu však nemusí dojít ihned, a to zejména v případech, kdy je zpracování osobních údajů i nadále nezbytné, například pro splnění právní povinnosti RBP, pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků RBP nebo pro účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely.

Právo na omezení zpracování

Uchazeč o zaměstnání má v některých případech vedle práva na výmaz i právo na omezení zpracování osobních údajů. To spočívá v tom, že při splnění podmínek pro uplatnění tohoto práva dojde k označení dotčených osobních údajů takovým způsobem, že tyto údaje nebudou předmětem žádných dalších operací zpracování. Takové omezení však platí pouze po omezenou dobu (např. do doby, než bude rozhodnuto o námitce proti zpracování nebo než dojde k opravě nepřesných osobních údajů).

Právo na přenositelnost

Uchazeč o zaměstnání má právo získat všechny osobní údaje, které RBP sám poskytl a které RBP zpracovává na základě jeho souhlasu nebo na základě plnění smlouvy, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Toto právo se však netýká všech osobních údajů, ale pouze těch, které jsou zpracovávány automatizovaně v elektronických databázích.

Právo vznést námitku proti zpracování

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě oprávněného zájmu, náleží každému uchazeči o zaměstnání. V případě jeho uplatnění nebude RBP osobní údaje pro daný účel dále zpracovávat s výjimkou situací, kdy bude mít závažné oprávněné důvody pro to, aby ve zpracování pokračovala.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Komu je umožněn přístup k osobním údajům uchazečů o zaměstnání?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracovává RBP jako správce a zásadně je nesdílí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byla povinna či oprávněna na základě právního předpisu, resp. svého oprávněného zájmu nebo by k takovému předání byl udělen souhlas.

RBP pro zpracování využívá služeb zpracovatelů, kteří zpracovávají osobní údaje výlučně v souladu s jejími pokyny. V takovém případě není souhlas potřeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, RBP vždy pečlivě prověřuje a dbá na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro RBP mohl stát zpracovatelem osobních údajů, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.

Takovými zpracovateli jsou zejména dodavatelé IT řešení, jako je společnost LMC s.r.o. (IČO: 26441381), v případě zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání v rámci náborového procesu.

9. Jsou osobní údaje uchazečů o zaměstnání zpracovávány v zahraničí?

Osobní údaje mohou být v některých případech předávány v rámci Evropského hospodářského prostoru, v rámci něhož platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.

RBP nezpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání ve třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor ani je do těchto třetích zemí nepředává.